Organização Arquivística

Desenvolvemos soluções personalizadas com base no diagnóstico do arquivo. O objetivo é padronizar o tratamento para cada tipo documental, aplicar tabela de temporalidade, efetuar conferência de documentos, check-list e o descarte seguro dos documentos com prazo legal expirado.

Legislação

Veja abaixo a tabela de prazos para a guarda de documentos, pessoas jurídicas e pessoas físicas, com base na legislação vigente.

Tabela de Temporalidade de Documentos de Pessoa Jurídica


Documento Prazo de Guarda
Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT 10 anos
Comprovante de exercício da atividade remunerada dos assegurados e contribuintes individuais Indeterminado
Comprovante de pagamento ? ou declaração apresentada pelo contribuinte para fins de apresentação ao INSS 10 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional 10 anos
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência de Notificação Fiscal de Lançamento de Débito (NFLD) 10 anos
Comprovante de pagamento ou declaração do assegurado 10 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos
Documentos relativosaretenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal dos serviços 10 anos
Documentos que comprovem a isenção da contribuiçãoprevidênciária 10 anos
Folha de pagamento 10 anos
Guia da Previdência Social (GPS) 10 anos
Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias 10 anos
Salário ? Educação ? documentos relacionados ao benefício 10 anos
Salário ? Família ? documentos relacionados ao benefício 10 anos
Documento Prazo de Guarda
Acordo de compensação de horas * 5 anos
Acordo de prorrogação de horas * 5 anos
Adiantamento saltahoma 5 anos
Atestado de saúde ocupacional 20 anos no mínimo, após o desligamento do trabalhador
Autorização de descontos não previstos em lei * 5 anos
Aviso prévio ? comunicado * 5 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED 36 meses
Carta com Pedido de Demissão * 5 anos
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes ? CIPA ? processo eleitoral 5 anos
Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT 10 anos
Contrato de Trabalho * Indeterminado
Controles de ponto * 5 anos
Folha de Pagamento 10 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) ? depósitos e documentos relacionados 30 anos
Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana ? GRCSU (para as contribuições não recolhidas não há prazo prescricional) 5 anos
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Fundo de Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) 30 anos
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) 30 anos
Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho ? LTCAT * 20 anos
Livro?registro de segurança? das caldeiras e vasos sob pressão * Existência do equipamento Indeterminado
Livro de inspeção do Trabalho * Indeterminado
Livro ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Mapa Anual de Acidentes do Trabalho - SESMT 5 anos
Pedido de Demissão * 5 anos
PerfilProssiográficoprevidenciário - PPP 20 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO 20 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA 20 anos
Recibo de entrega do Vale-Transporte 5 anos
Recibos de Pagamentos de férias * 5 anos
Recibos de Pagamentos de salários * 5 anos
Recibos de Pagamentos do 13° salário * 5 anos
Recibos de Pagamento de abono pecuniário * 10 anos
Relação Anual de Informações Sociais - RAIS 5 anos
Relação dos depósitos bancários e salários * 5 anos
Resumo Estatístico Anual 3anos
Seguro Desemprego ? Comunicado de Dispensa ? CD e Requerimento do Seguro ? Desemprego - SD 5 anos contados a partir da dispensa do empregado
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho * 5ano
Documento Prazo de Guarda
Arquivo digital (sistema de processamento de dados) 5 anos
Comprovante de Rendimentos Pagos ou Creditados e de Retenção na Fonte 5 anos
Comprovantes da escrituração (notas fiscais e recibos) 10 anos
Contratos de seguro de bens ? documentos originais 5 anos
Contratos de seguro de pessoas ? documentos originais 20 anos
Contratos Previdenciários Privados 20 anos
Declaração de Ajuste Anual ? IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores 5 anos
Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos - DECORE 5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais ? DCTF 5 anos
Declaração de Imposto de Renda - DIRF 5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias - DIMOB 5 anos
Declaração de Informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumariae Higiene Pessoal ? DIPI ?TIPI 33 5 anos
Declaração de Imposto sobre Propriedade Territorial Rural - DITR 5 anos
Declaração Especial de Informações- DIF DIF ? Bebidas DIF ? Cigarros DIF ? Papel Imune 5 anos
Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ 5 anos
Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) - Inativa 5 anos
Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica - Simples 5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais - DACON 5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF 5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido - DCP 5 anos
Documentos, papéis de trabalho, relatórios e pareceres relacionados aos serviços realizados pelo Autor Independente 5 anos
Extinção das debêntures - livros 5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial - Livro Diário - Livro Razão 5 anos Permanente 10 anos
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas 10 anos
Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de Compensação ? PER/DCOMP 5 anos
Sociedades Anônimas S/A ? Títulos e contratos de investimento coletivo 8anos
Títulos de Capitalização ? documentos originais 20 anos

Tabela de Temporalidade de Documentos de Pessoa Física

1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física(IRPF)e seu respectivo DARF 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos(Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano(IPTU)e seu respectivo DARM 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado 10 anos Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança(Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos
1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores(IPVA) 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança(Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.2.1 Comprovante de pagamento de conta deágua, luz, telefone(inclusive o celular) 90 dias 5 anos Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor,Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional,Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático
1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.3.1 Recibo de pagamento dealuguel 3anos VerCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
1.3.2 Recibo de pagamento decondomínio 5 anos VerCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.4.1 Recibo dos pagamentos dasparcelas de imóvel Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
1.4.2 Nota fiscal decompra de bem durável Prazo de garantia Vida útil do produto Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado ?vício oculto?. Exemplo disso é o ?recall? de automóveis. VerCódigo de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
1.4.3 Nota fiscal deprodutos e serviços não-duráveis 30 dias Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias(Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.5.1 Comprovante dedepósito bancário Não especificado Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta
1.5.2Extrato bancário 5 anos Para comprovação de pagamentos diversos(cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite(cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
1.5.3 Fatura decartão de crédito 3anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados. 5 anos, com relação a eventuais cobranças Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos(Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento deconsórcio Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
1.6.2 Comprovante de pagamento demensalidades escolares 5 anos Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma Obedece ao prazo previsto noCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por6anos, juntamente com a Declaração
1.6.3 Comprovante de pagamento deconvênio médico 5 anos Obedece ao prazo previsto noCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por6anos, juntamente com a Declaração
1.6.4 Comprovante de pagamento deTV por assinatura 5 anos Obedece ao prazo previsto noCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I
1.6.5 Comprovante de pagamento dehonorários de profissionais liberais 5 anosapós a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato. Obedece ao prazo previsto noCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
1.6.6 Comprovante dehospedagem 1ano Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto noCódigo Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
2. VIDA TRABALHISTA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
2.1 Cartão do Programa de Integração Social(PIS) Permanente
2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social(CTPS) Permanente
2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS) 2meses O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de2em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site
2.4 Holerite/recibo depagamento de salário Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição
2.5 Guia de recolhimento previdenciário comoautônomo Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição
2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho(TRCT) Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição
3. PATRIMÔNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
3.1Escritura de imóvel Permanente Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário
3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual(CRLV) 1ano Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste(Código de Trânsito Brasileiro, Lei.9.503/97, art.230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
3.3Apólice de seguro(de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.) 1ano, após o final da vigência O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. VerCódigo Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
4. CIDADANIA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
Permanente Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação
4.2Comprovante de votação Manter os comprovantesdos dois últimos sufrágios(inclusive dos turnos, se houver) Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site
4.3Certidão de nascimento Permanente Possui validade até a certidão de casamento
4.4Certidão de casamento Permanente Possui validade até a certidão de óbito
4.5Certidão de óbito Permanente